A ambientação, a decoração e a cenografia, tem papéis muito importantes dentro da produção e da organização de eventos. Trata-se de ferramentas e recursos poderosos para melhorar a experiência de um público expectador, podendo ser aplicada nos mais variados tipos de eventos, tais como:
Festas, shows, palestras, eventos corporativos, eventos sociais, eventos religiosos, eventos esportivos, congressos, feiras, inaugurações de lojas, festas temáticas, teatro, televisão, e até mesmo ser aplicada na internet (produção de cenários para gravação de vídeos ou eventos ao vivo).
Neste artigo, você descobrirá OS 10 PILARES DE SUCESSO DA AMBIENTAÇÃO, DECORAÇÃO E CENOGRAFIA DE EVENTOS para aplicação em eventos organizados por você ou pela sua empresa de eventos.
Quando bem aplicados, estes recursos são capazes de criar um ambiente propício para surpreender, encantar e fidelizar o público de uma festa ou evento.
Desejo e espero que este conteúdo possa ajudá-lo (a) a dar um outro nível para os seus eventos e a sua carreira profissional. 🙂
Conceitos gerais da Ambientação, Decoração e Cenografia de Eventos
O que é Ambientação de Eventos?
É a proposta geral para uma festa ou evento. É a transformação “do antes e do depois” do local ou espaço onde o evento será realizado. É a experiência que será gerada ao público do evento (sensações, emoções e comportamentos).
A decoração faz parte da ambientação, mas a ambientação vai mais além, pois refletirá diretamente na experiência vivenciada pelas pessoas dentro de um evento.
O que é Decoração de Eventos?
É o conjunto de elementos decorativos utilizados para compor a ornamentação de um evento, seguindo a proposta e o tema definido.
Exemplos: arranjos, decoração floral, toalhas, acessórios, adornos, objetos, elementos naturais e qualquer item utilizado para compor a tematização sugerida.
O que é Cenografia de Eventos?
O termo cenografia tem a sua origem no teatro e relação direta com a arquitetura. Em eventos, são os mais variados tipos de cenários que poderão compor um evento, com o objetivo de criar um ambiente funcional e visualmente atrativo. São os elementos visuais e/ou estruturais que compõe o espaço onde ocorrerá o evento.
Exemplos: mobiliários, palco, paredes cenográficas, stands, painéis, sinalização do evento, audiovisual, recursos tecnológicos, efeitos especiais, dentre outros.
O uso destes 3 recursos tem como objetivo, provocar sensações no público do evento e proporcionar uma experiência única e memorável.
Os 10 pilares de Sucesso da Ambientação, Decoração e Cenografia de Eventos
1° PILAR: Visita Técnica (VT)
Não existe ambientação, decoração e cenografia, sem a realização de uma visita técnica no local onde o evento será realizado.
A visita técnica ou vt (linguagem dos profissionais de eventos), tem o objetivo de checar todas as informações do local, antes da realização do evento. Ela é realizada dias, semanas ou meses antes da data definida para o evento.
Nesta oportunidade, o responsável pela ambientação, decoração e cenografia deverá validar todas as informações do local, infraestrutura, planta baixa, medidas, voltagem elétrica, limitações e qualquer informação que julgar necessária para refinar ainda mais o planejamento e desta forma poder ter informações suficientes e precisas para definição dos materiais e recursos que serão utilizados.
Caderno, caneta, câmera fotográfica e uma trena, são ferramentas essenciais para a realização da visita técnica. Com as informações coletadas, tudo ficará mais fácil na execução e na montagem de todos os itens previstos. As mesmas orientações se aplicam para cenários fixos ou de média e longa durabilidade.
2° PILAR: Pesquisa temática
A pesquisa temática deve ser realizada considerando diversos aspectos dependendo do tipo de evento que será realizado, tais como:
Fatos históricos, temática, estilo (clássico ou contemporâneo?), público-alvo e perfil dos convidados, aspectos culturais e religiosos, sexo e etnia, cores e texturas, tipografia e escrita, materiais disponíveis e/ou similares, dentre outras informações.
O objetivo da pesquisa, é coletar o máximo de informações relevantes, que servirão como insights, referências e possibilidades de aplicação na ambientação, decoração e cenografia, levando também em consideração a visita técnica, os objetivos e a expectativa do cliente, o orçamento e quais os materiais mais apropriados.
Você pode aplicar o conceito do livro Calda Longa (Autor: Anderson, Chris) para segmentar e criar nichos nas suas pesquisas como nos exemplos abaixo:
Tema Futebol/ Possibilidade 1: Futebol > Seleção Brasileira > Verde Amarelo > 5x Campeão > Ídolos > Elementos que serão utilizados.
Tema Futebol/ Possibilidade 2: Futebol > Campeonato Brasileiro > Maiores times > Anos 80 e 90 > Elementos que serão utilizados.
Tema Futebol/Possibilidade 3: Futebol > Futebol Feminino > Preconceito > Histórias de superação > Elementos que serão utilizados.
3° PILAR: Equilíbrio orçamentário
A ambientação, decoração e cenografia propostas devem ter equilíbrio orçamentário, respeitando as limitações e a verba disponível para o projeto ou evento. Na prática, significa “tentar fazer o máximo, com o mínimo”.
Mas para isso, é preciso que você se dedique e vá a fundo, buscando conhecer os custos dos insumos, materiais e equipamentos que serão utilizados e os fornecedores que serão envolvidos, seus prazos de produção e qualidade.
É preferível reduzir o projeto para que o resultado seja espetacular, do que manter uma verba insuficiente para um grande projeto onde se obterá um resultado insatisfatório.
Procure sempre priorizar os fornecedores com prazo de pagamento negociável para 30 dias ou mais. Isso porque, muitos clientes (em especial as grandes empresas) que contratam serviços de ambientação, decoração e cenografia, têm prazo de pagamento entre 30 e 90 dias após a prestação dos serviços.
Entender estas questões são fundamentais para que você tenha lucratividade e também consiga entregar um serviço impecável e de altíssima qualidade para o seu cliente final.
4° PILAR: Checklist do evento
Costumo dizer para os meus alunos do Treinamento EXPERT EM EVENTOS, que o profissional de eventos sem um checklist é como um navegador em seu veleiro vagando sem rumo no oceano. Por não ter um direcionamento, fica à mercê da sorte e cedo ou tarde algo vai dar muito errado.
O checklist do evento é uma ferramenta fundamental e indispensável. Nele são relacionados todos os itens previstos em um evento, bem como todas as atividades relacionadas, equipe de trabalho, infraestrutura, materiais e fornecedores envolvidos.
Existe uma infinidade de modelos, planilhas, softwares, etc… Particularmente, recomendo que você primeiro entenda o conceito do checklist e escolha aquele modelo que mais se adapte ao seu estilo de trabalho.
Eu por exemplo, utilizo o Evernote, Outlook e até mesmo uma agenda de papel. Tudo dependerá do tamanho e do porte do evento. Tem um vídeo onde mostro o passo a passo para que você possa fazer o seu checklist [ CLIQUE AQUI PARA ASSISTIR ].
O mais importante é manter o hábito de fazer o checklist e atualizá-lo frequentemente, monitorando item a item conforme o cronograma que foi definido.
Se você foi contratado somente para fazer a ambientação, decoração e cenografia, faça um checklist de todos os itens que estão sob a sua responsabilidade e alinhe tudo com o produtor responsável do evento.
5° PILAR: Execução impecável
A etapa de execução pode ser chamada de “fazer acontecer”. Ou seja, o responsável pela ambientação, decoração e cenografia, deverá executar e cumprir com tudo aquilo que foi combinado e aprovado, respeitando o cronograma e os prazos definidos para montagem e desmontagem dos itens previstos para o evento.
Ele (a) é o responsável geral pela coordenação da sua equipe, dos fornecedores e das atividades previstas e deve se certificar que tudo o que foi contratado está perfeitamente correto. Ser detalhista é fundamental e o checklist é a base para que a execução seja perfeita.
Cada projeto ou evento tem suas particularidades, complexidades, formatos e tamanhos. Recomendo sempre a realização de uma visita técnica no local do evento.
Com as informações coletadas na visita técnica, tudo ficará mais fácil na hora da montagem e desmontagem. Trabalhe com prazos compatíveis e margem de segurança. Estipule metas para finalização como mostro abaixo:
Exemplo 1: Se o seu evento iniciará ás 18h00 trabalhe para deixar tudo pronto até ás 12h00.
Exemplo 2: Se o seu evento iniciará ás 07h00 deixe tudo montado e testado no dia anterior.
Não deixe nada para última hora. Evite correrias desnecessárias que só irão potencializar a sua ansiedade e estresse.
6° PILAR: Iluminação cênica
Não existe ambientação, decoração e cenografia sem iluminação cênica!
Vejo muitos eventos bonitos, bem montados, mas apagados, devido a iluminação ser pobre, inadequada ou inexistente. Na maioria dos casos, o ambiente já possui iluminação própria e não é desta iluminação que estou me referindo.
A iluminação cênica tem a finalidade de realçar os ambientes, a decoração e as peças cenográficas. Podemos dizer que ela é “a cereja do bolo”, pois valoriza e dá vida aos ambientes e eventos.
Imagine você assistindo uma cena de suspense em uma peça teatral com uma iluminação clara demais? Com certeza frustraria a sua experiência e você não sentiria aquele friozinho na barriga.
Atualmente existem inúmeros tipos de iluminação que podem ser aplicadas nos mais diversos tipos de cenários, ambientes e eventos. Procure se informar com o responsável técnico do seu fornecedor e validar o tipo mais apropriado para aplicação no seu projeto e evento.
7° PILAR: Recursos visuais e audiovisuais
Você pode potencializar a experiência do seu expectador, incluindo em seu evento um ou mais recursos visuais e audiovisuais. Quando bem aplicados e executados, estes recursos podem encantar e impactar de forma positiva o seu público.
Exemplos de recursos visuais muito utilizados:
Gelo seco, bolhas de sabão, chuva de confete, chuva de balões, velas tradicionais ou artesanais, flores e paisagismo, tochas ou iluminação rústica, fogueiras, queima de fogos, explosões, infláveis, drones, dirigíveis, lonas, banners, letra caixa, mobiliário e acessórios, figurino, tecidos, tapeçaria, madeiras e derivados, fibra de vidro, isopor, acrílico, PVC, materiais sintéticos, pinturas artísticas, metais, dentre outros.
Exemplos de recursos audiovisuais muito utilizados:
Tv´s, tela de projeção, painel de LED, painel vídeo wall, projeção mapeada, animações 3D, vj (video jockey), holograma, laser show, pista de dança iluminada com sensor sonoro, tótem digital, transmissão simultânea, transmissão ao vivo, dentre outros recursos tecnológicos.
Cada recurso tem preços, particularidades e aplicações específicas. No mercado, existem inúmeros fornecedores. Priorize aqueles que são especialistas em determinado recurso. Muitas vezes, fornecedores que dizem fazer de tudo, tem inúmeras limitações que podem comprometer o resultado final objetivado. Cheque também o estado de conservação dos itens que serão locados para o seu evento.
8° PILAR: Intervenções artísticas
Decidi incluir este item, mesmo não sendo um item de ambientação, de decoração ou de cenografia, tecnicamente falando. Por quê? Acredito que as intervenções artísticas estão ligadas diretamente ao projeto de ambientação de um evento, sua temática e cenários.
As intervenções artísticas são capazes de dar vida a temática de um evento. Um evento com tema de cinema (Hollywood), com uma decoração e cenografia apropriadas, com certeza seria capaz de gerar um impacto positivo.
Imagine agora incorporar personagens reais dentro do evento. O Elvis e a Marilyn Moroe interagindo com o público. Com certeza elevaria o nível do evento e aumentaria a experiência proporcionada junto aos participantes.
O primeiro passo para não errar é ser assertivo quanto a definição desta intervenção artística. É fundamental que você conheça o seu público-alvo. Imagine o Tico Santa Cruz (vocalista da banda Detonautas) falando sobre mercado de trabalho para crianças de 3 a 7 anos. Seria totalmente incoerente! Você deve escolher e definir a atração certa, para o público certo.
Exemplos de intervenções artísticas:
Atores, cantores, celebridades, comediantes, palestrantes, dançarinos, mágicos, palhaços, malabares, figurantes fantasiados, mestre de cerimônias, coral, atividades interativas entre o interlocutor e o público do evento, dentre outras.
9° PILAR: Sua equipe (staff de eventos)
Se você realmente deseja aprender como executar perfeitamente um projeto de ambientação, decoração e cenografia, entenda que como responsável, você deve ter uma postura de liderança e acima de tudo saber mobilizar a sua equipe de trabalho, delegar atividades, monitorar e fornecer todo suporte necessário.
Cada pessoa contratada deve saber e entender o seu papel dentro do evento. Cerque-se de profissionais excepcionais e responsáveis. Eventos têm prazo de validade e por esse motivo você não pode ser conivente com atrasos, que infelizmente são comuns.
Algumas atividades exigem experiência, então, não adianta nestas atividades nomear aquele funcionário ou fornecedor que recém iniciou na empresa. Seja criterioso na distribuição das atividades, levando em consideração o perfil da pessoa e a experiência de cada membro da sua equipe.
Para equipes de produção, montagem e bastidores, certifique-se sobre a disponibilidade de trabalhar em horários não convencionais, feriados e finais de semana. Isto é normal em eventos. Se a pessoa não tiver disponibilidade, deverá ser remanejada para outra atividade ou mesmo ser excluída da equipe.
10° PILAR: Segurança
Este talvez seja o item de maior importância e que muitas vezes é negligenciado por alguns profissionais e empresas que atuam com eventos.
Prefira perder o trabalho, do que pôr em risco a vida da sua equipe e de outras pessoas (e a sua carreira!).
Segurança em eventos deve ser levado a sério! É fundamental que seja realizado um levantamento minucioso dos riscos envolvidos em um projeto de ambientação, decoração e cenografia.
O uso de EPI´s (equipamentos de proteção individual), a validação de estruturas realizada por Engenheiro/Arquiteto e a definição dos materiais mais adequados que serão utilizados, são essenciais para minimizar acidentes e fatalidades.
Atenção especial nas montagens realizadas em ambientes ao ar livre (outdoor) e para cenografias que envolvam fogo e pirotecnia. Todos conhecem bem o trágico desfecho da boate KISS de Santa Maria-RS.
Segurança em eventos é fundamental e indispensável! Se o seu orçamento está apertado, ajuste, corte itens, mas nunca economize com segurança!
Conclusão
Agora que você já conhece OS 10 PILARES DE SUCESSO DA AMBIENTAÇÃO, DECORAÇÃO E CENOGRAFIA DE EVENTOS, tenho certeza que entendeu o seu peso, a sua importância e o seu papel dentro de eventos.
Investir na ambientação, decoração e cenografia é essencial para dar um toque especial em seu evento.
São ferramentas e recursos capazes de encantar e proporcionar uma experiência memorável e surpreendente junto ao público do seu evento. Que a partir de agora seus eventos possam ser INCRÍVEIS!
Espero que tenha gostado! 🙂
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Sucesso em Seus Eventos!
Murilo Sola – Empresário e Expert em Eventos