Saber como calcular bebidas é fundamental se você é um Produtor de Eventos e oferece qualquer tipo de bebida em suas festas ou eventos.
Não existe um método exato ou uma fórmula mágica para calcular bebidas de uma festa ou evento, mas você deve levar em conta 8 fatores importantes e que julgo essenciais.
Se você preferir, gravei uma aula onde eu também mostro Como Calcular Bebidas de uma Festa ou Evento ✍🍾
8 fatores essenciais para calcular bebidas de uma festa ou evento
✅ Tipo de evento
O tipo de evento pode influenciar muito no consumo de bebidas em uma festa ou evento.
Exemplos: Um aniversário de criança vai ter um consumo muito maior de bebidas não alcoólicas, visto que a maioria do público presente será o público infantil. Uma festa universitária terá um consumo elevado de bebidas alcoólicas por ter em sua maioria um público jovem. Um evento realizado na praia em pleno verão terá um consumo maior de bebidas geladas (alcoólicas e não alcoólicas).
✅ Perfil do público
Quem serão as pessoas presentes na sua festa ou evento? Qual a proporção entre homens, mulheres, crianças, jovens, adultos e idosos?
O perfil deste público pode influenciar no consumo de bebidas e também servir como parâmetro para definir o cardápio com as opções e tipos de bebidas que serão ofertadas no evento.
Entender e saber quem é o público facilitará muito na hora de calcular bebidas para o evento.
✅ Duração do evento
Quando for calcular bebidas para sua festa ou evento, aplique a seguinte regra:
“Quanto mais tempo durar o evento, maior será o consumo de bebidas”.
✅ Fatores climáticos
Muitos produtores e organizadores de eventos não levam em conta o fator climático na hora de calcular bebidas para suas festas e eventos.
O clima influencia bastante no consumo de bebidas e também pode servir como parâmetro para definir as melhores opções de bebidas para uma determinada festa ou evento.
Dias muito quentes tendenciam para um aumento elevado no consumo de bebidas geladas e de gelo (para preparo de drinks e para gelar as bebidas). Já em dias mais frios, a tendência é o aumento do consumo de bebidas quentes e destilados.
✅ Mix de bebidas do evento
O mix de bebidas é a variedade de opções que você irá disponibilizar em sua festa ou evento. Na hora de calcular bebidas, considere que:
“Quanto menos opções de bebidas em um evento, maior será a centralização do consumo nas opções oferecidas”.
“Quanto maior a variedade de bebidas em um evento, a tendência é que o consumo seja distribuído nas opções oferecidas, mas a distribuição deste consumo não será uniforme e vai variar em função do tipo de evento e do público presente”.
✅ Tipo de serviço que será adotado
Neste item me refiro ao “Como”, ou seja:
Como as bebidas serão servidas no evento? O operacional de serviço é simples ou sofisticado? A estrutura do local e a logística permitem um serviço rápido? Os drinks oferecidos são de fácil preparo e quantos drinks um bartender consegue preparar em 1 hora? É suficiente para atender o evento?
Estes são questionamentos que você deve fazer na hora de calcular bebidas para sua festa ou evento.
✅ Qual será o custo com insumos?
Considere como insumos os seguintes itens:
Gelo, açúcar, sal, temperos, frutas, condimentos, descartáveis (copos, guardanapos, pratos, talheres, etc.) e qualquer item que seja necessário para o preparo das bebidas no evento.
Insumos consomem boa parte da verba e você deve levar isso em conta para poder ter o custo exato das bebidas em sua festa ou evento.
✅ Foco na experiência do público
As pessoas costumam ter uma percepção generalizada quanto a sua experiência em uma festa ou evento. Costumamos dizer nos bastidores de eventos que se trata de uma experiência 360 graus e que tudo deve funcionar perfeitamente, inclusive o serviço de bebidas.
De nada adianta você contratar o U2 para fazer um show em sua cidade, se na hora que o seu cliente pede uma cerveja, ela vem quente! Como se sentiria se acontecesse com você?
Referências para calcular bebidas de uma festa ou evento
Apresento algumas referências que são utilizadas por profissionais de eventos mais experientes, por espaços de eventos e buffets. Estas referências são utilizada para calcular bebidas para uma festa com duração de 4 horas.
Refrigerantes / Sucos: De 500 a 800 ml por pessoa
Cerveja / Chopp: De 1,5 L a 2 L por pessoa
Energético: De 200 a 400 ml por pessoa
Champagne / Espumante: 1 garrafa p/ cada 2 pessoas (festa) ou p/ cada 6 pessoas (brinde)
Whisky: 1 garrafa p/ cada 10 pessoas (2 doses por pessoa)
Vodka: 1 garrafa p/ cada 8 pessoas (2,5 doses por pessoa)
Descartáveis: 3 a 5 copos por pessoa / 10 a 15 guardanapos por pessoa / Acrescentar de 20 a 30% a mais p/ pratos e talheres (por refeição)
Garçom: 1 garçom p/ cada 20 pessoas (buffet) ou p/ cada 8 pessoas (empratado)
Bartender: 1 bartender p/ cada 50 pessoas
Conclusão
Calcular bebidas para uma festa ou evento não é uma ciência exata e o grande segredo é conhecer o perfil do seu público e como são os seus hábitos de consumo, gostos e preferências.
Espero ter te ajudado! Sucesso em seus Eventos!😊
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Murilo Sola – Empresário e Expert em Eventos