Como organizar um EVENTO ONLINE INCRÍVEL 💻😎 [ PASSO A PASSO ]

Neste artigo eu vou te mostrar como organizar um evento online INCRÍVEL que seja capaz de encantar o seu público, usando a tecnologia disponível a seu favor, além de diversas ideias e segredinhos que irei compartilhar aqui com você.

Depois que você aprender como organizar um evento online, poderá produzir e organizar diversos tipos de eventos online, como: LIVEs, webinars, cursos online, congressos, treinamentos, palestras, reuniões a distância, transmissão de shows e uma infinidade de outras possibilidades.

Este tipo de evento já existe a bastante tempo, mas atualmente tiveram um BOOM! Eu mesmo tive a oportunidade de fazer a minha primeira LIVE em 2014 e de lá para cá muita coisa mudou e as possibilidades e as tecnologias disponíveis melhoraram muito.

Eventos online podem ser abertos ou fechados, gratuitos ou pagos e a sua transmissão pode ser ao vivo ou gravada. Entenda:

>>> Evento online aberto: É um evento online na qual qualquer pessoa pode participar. Exemplos: uma LIVE sertaneja do Gustavo Lima ou uma LIVE do Alok.

>>> Evento online fechado: É um evento online restrito, na qual o organizador limita o número de participantes. Exemplos:  uma reunião empresarial ou uma palestra sobre um determinado tema para um grupo de alunos (em nosso Treinamento EXPERT EM EVENTOS, promovemos LIVEs fechadas sobre temas muito bacanas e além disso estimulamos o networking entre os alunos nesses encontros).

>>> Evento online gratuito: O participante não precisa pagar. Este tipo de evento é uma excelente forma de engajar e motivar um público expectador.

>>> Evento online pago: O participante tem que pagar, sendo uma boa opção de receita para o produtor e organizador do evento que pode inclusive explorar o formato de evento híbrido (junção de evento presencial com evento online).

>>> Evento online ao vivo: Transmissão em tempo real.

>>> Evento online gravado: o evento é gravado e poderá posteriormente ser disponibilizado em alguma plataforma como Youtube, Vimeo, site ou plataforma própria, etc.

O mais bacana dos eventos online é que o seu alcance pode ser global, ou seja, o mundo todo pode participar do seu evento se esse for o seu objetivo é claro.

E aqui podemos citar a LIVE One World: Together at home, com curadoria de Lady Gaga e com apoio da organização internacional Global Citizen e a colaboração da OMS. 

Este evento foi realizado em Abril de 2020 em prol das equipes de saúde no combate ao coronavírus e contou com mais de 100 artistas ao redor do mundo além de empresas parceiras e filantropos. Teve duração de 8 horas transmitidas ao vivo em diversas plataformas digitais.

Fonte: https://bit.ly/ladygaga-LIVE-One-World

Por este exemplo podemos ver que um evento online é um evento como qualquer outro e diversos cuidados devem ser tomados, principalmente quanto ao planejamento do evento. Inclusive vou deixar o link de outro artigo que fizemos e que recomendo a leitura.

Como Organizar um Evento DIY [ faça você mesmo ]: 10 Passos Simples

Então, vamos as principais dicas para que você entenda como organizar um evento online INCRÍVEL. Darei destaque aos principais itens para que você possa criar, planejar, produzir e organizar o seu próprio evento online.

Se você preferir, assista ao vídeo abaixo onde eu também mostro o passo a passo de como organizar um evento online INCRÍVEL. 📹😉

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✅ Inicie pelo PLANEJAMENTO do seu evento online

Aqui você deverá definir tudo o que irá precisar para realizar o seu evento online. Neste etapa, utilizamos uma ferramenta chamada Briefing do evento. Existem diversos modelos de briefing de eventos (Word, Planilha, PDF, etc.), mas você pode simplificar o processo e utilizar uma caneta e uma folha de papel A4.

Basicamente você deverá responder as perguntas abaixo e a resposta estará na pesquisa que você deverá fazer observando o comportamento do seu público-alvo:

  • Qual o nome do meu evento?
  • Qual a melhor data e horário para realizá-lo?
  • Qual o objetivo do evento?
  • Quem é o público-alvo do evento?
  • O evento online será aberto ou fechado? Gratuito ou pago? Ao vivo ou gravado?
  • Vou precisar formar uma equipe de trabalho? Quais profissionais? Quantos? Quem?
  • Vou precisar contratar fornecedores? Quais fornecedores? Qual o valor?
  • Qual será a necessidade tecnológica do evento? (equipamentos, plataforma, internet, etc.)
  • Qual o orçamento disponível para realização do evento?

✅ Defina um NOME e crie uma MARCA para o seu evento online

Todos estes itens que mencionei na parte de planejamento do evento são muito importantes e essenciais, mas recomendo que dê uma atenção especial na hora de criar o nome do seu evento.

Ele vai ser a sua marca e aquela que irá se relacionar com a sua audiência. Faça isto para iniciar de forma muito mais profissional e impactante. Inclusive vou deixar aqui o link de um artigo que poderá te ajudar muito na hora de definir o nome e criar a marca para o seu evento online.

Nome para empresa de Eventos [ Como criar uma MARCA ® IRRESISTÍVEL ]

✅ LOCAL do evento [ atenção e cuidados ]

O seu evento vai ser online e será transmitido de algum local, certo? Qual é este local?          

Esse local poderá ser um quarto de dentro da sua casa, o escritório da sua empresa, uma sala de hotel, ao ar livre, em um estúdio de gravação televisiva, em uma fazenda, dentre uma infinidade de opções e alternativas.

Escolha e defina o local para o seu evento online considerando o seu público-alvo e a verba disponível para produção e organização do evento. Verifique também se no local existem ruídos externos que muitas vezes podem atrapalhar e comprometer o evento em si (Exemplos: obra, pessoas conversando, barulho de trânsito, outro evento, etc.)

Um outro item que está diretamente relacionado com o local e com os eventos online é a sua aparência, ou seja, o cenário de fundo da transmissão. Aqui estamos falando da cenografia do evento que julgo ser extremamente importante para criação de uma experiência única, agradável e impactante.

Esteja muito atento a organização e a limpeza do ambiente onde a transmissão será realizada. Não tem problema ser na sala da sua casa ou em seu escritório, desde que você esteja atento aos detalhes e a organização de todos os itens que compõe este plano de fundo, ou seja, o que aparece no quadro de gravação/transmissão.

Como exemplo, podemos citar a decoração de balões dentro de seu closet que a digital influencer Rafa Kalimann fez em uma de suas LIVES.

Fonte: https://bit.ly/Rafa-Kalimann-LIVE

Se ainda está em dúvida quanto ao plano de fundo, vou dar aqui 2 sugestões: a primeira é utilizar um fundo branco de uma parede que o local possua e a segunda é utilizar um cenário virtual como plano de fundo.

Alguns aplicativos permitem utilizar modelos de planos de fundo disponíveis na plataforma ou você mesmo pode fazer o upload de uma imagem ou foto e utilizá-la no plano de fundo da sua gravação/transmissão. Legal né?

Você também poderá optar pela construção de cenários reais bem elaborados para proporcionar uma experiência muito mais impactante e exclusiva.

Se for esse o seu caso, terá que envolver uma empresa especializada em cenografia de eventos. Orce com pelo menos 3 empresas e defina aquela que possua a melhor qualidade e custo benefício.

Se o seu evento online for ao ar livre, muita atenção e planejamento redobrado, quanto as questões climáticas que podem interferir muito e comprometer todo o seu evento.

Se você for locar algum espaço para transmitir o seu evento online não se esqueça de fazer uma visita técnica no local para conhecer o espaço e checar tudo detalhadamente.

Vou deixar aqui o link do e-book que escrevemos sobre cenografia de eventos e que poderá te ajudar muito na hora de você criar o seu próprio cenário.

https://eventosead.com.br/ebook-10-pilares-ambientacao-decoracao-e-cenografia/

✅ DATA e HORÁRIO do evento online [ como definir ]

Fazer um evento online não é só dar um play no smartphone usando o seu Instagram e pronto. É preciso planejar as suas ações, além de saber definir qual a melhor data e horário.

Pode parecer simples, mas a escolha da data e horário do seu evento online deve ser criteriosa.

👍 Dicas rápidas:

>>> Verifique se não haverá algum outro evento online que tem o mesmo público que o seu evento. Não que seja impeditivo, mas poderá haver uma divisão do público e você deverá levar isso em consideração;

>>> Pergunte diretamente para o seu público qual a melhor data e horário para realização do evento. Neste caso, recomendo já definir e apresentar para o seu público de 2 a 3 opções, podendo inclusive fazer uma votação, estimulando a interação da sua audiência;

>>> Verifique se existe alguma obra sendo realizada próxima ao local da transmissão e avalie se isso não poderá atrapalhar o seu evento. Neste caso, o mais sensato seria mudar o horário da transmissão ou até mesmo o local dependendo das circunstâncias.

       

✅ Parte TÉCNICA e TECNOLÓGICA do evento online

Tudo que estou abordando aqui com você neste artigo é importante, mas este item em específico é o MAIS IMPORTANTE! Isso porque um evento online não acontece sem um determinado equipamento ou se a internet falhar por exemplo.

Então a regra aqui é TESTAR, TESTAR, TESTAR, TESTAR, TESTAR e TESTAR DE NOVO! Simples assim! Teste tudo! Seja chato neste aspecto!

Obviamente que existem eventos online mais simples e aqueles mais complexos que envolvem diversos outros tipos de equipamentos e recursos tecnológicos, mas a regra é a mesma. TESTE TUDO!

Vou aqui te dar o “KIT tecnológico básico” para eventos online, mas você pode, dependendo do tipo do seu evento, complementar e incluir mais itens conforme o seu objetivo.

📡 INTERNET

Todo evento online precisa de internet e você vai precisar de uma boa conexão no local onde a transmissão será realizada.

Se for usar um computador ou laptop, sugiro conectar o cabo do modem direto no equipamento, pois muitas vezes a rede Wi-Fi pode apresentar instabilidade e o uso do cabo elimina quaisquer interferências entre seu equipamento e seu modem.

Se for utilizar o Wi-Fi, procure ficar próximo do modem na hora da transmissão.

💻 PLATAFORMA PARA TRANSMISSÃO DE EVENTOS ONLINE

Para realização do seu evento online você vai precisar utilizar uma plataforma, dentre as inúmeras opções disponíveis no mercado.

Existem as plataformas gratuitas e as pagas, sendo que algumas possuem recursos mais simples e outras já oferecem um leque muito maior de funcionalidades (cenário virtual, coleta de e-mail dos participantes, pesquisa, diversas opções de interação em tempo real, etc.).

👍 Dicas rápidas:

>>> Teste de 1 a 3 plataformas (pode fazer o teste com um amigo) e explore todas as suas funções e recursos. Defina aquela que melhor se adapte ao seu estilo de trabalho e que atenda as características do seu evento online e os seus objetivos;

>>> Plataforma gratuita ou paga? Depende. Muitas vezes uma plataforma gratuita atenderá muito bem o seu evento online. Em outros casos não, e você terá que partir para uma plataforma paga. Se for contratar uma plataforma paga, meu conselho é você optar pelo plano gratuito ou período de testes (a grande maioria oferece essa opção). Use e abuse da plataforma e então, se a mesma atender as suas expectativas, faça a contratação do plano pago que melhor irá te atender e que esteja dentro da verba disponível;

>>> Lista das principais plataformas para transmissão de eventos online: YouTube, Instagram, Facebook, WhatsApp, Google Meet, Zoom e Skype.

Repare que um evento online pode ser transmitido em plataformas de videoconferências, bem como em plataformas de redes sociais. Aqui, mais uma vez reforçamos que o mais importante é pesquisar e definir aquela que melhor atenda o seu evento e que esteja alinhada com o seu público-alvo.

📷 CÂMERA

Existe uma infinidade de câmeras e não vou aqui focar em indicar a marca X ou marca Y e sim em recomendações que julgo importantes para sua análise e definição.

>>> Resolução da câmera: opte por um equipamento que tenha no mínimo a resolução HD (720p). O ideal mesmo são as resoluções FULL HD (1080p) ou 4K, que tem resolução 4x maior que a FULL HD.

>>> Câmera do smartphone: Dá para usar sim, pois a maioria dos smartphones disponíveis possuem câmera com ótima resolução. Priorize filmar com a câmera de trás do seu smartphone, pois esta é a câmera com a melhor resolução. Quando invertemos a câmera, a maioria dos equipamentos perde em resolução.

>>> Câmera do Notebook: A maioria dos notebooks disponíveis no mercado que tem webcam integrada não possuem boa resolução. Não recomendo, salvo se o seu equipamento for uma exceção.

>>> Tripé ou suporte: Use ou improvise um suporte para o equipamento. Não provoque vertigem no seu expectador. Brincadeiras à parte, não tem nada pior do que você estar assistindo algo e a imagem ficar tremendo e/ou se movendo, não é mesmo?

>>> Posição da câmera: Habitualmente a maioria das filmagens é feita na horizontal, mas tudo vai depender do objetivo do evento e da plataforma utilizada. No Instagram por exemplo a filmagem do celular deve ser feita em pé (vertical).

>>> Enquadramento: Defina o melhor enquadramento, considerando o cenário que você definiu para o seu evento online.

>>> Foco, teste e ajustes: Ajuste o foco e faça testes de filmagem para verificar se a imagem não ficou turva, borrada, etc. Corrija até ter o resultado desejado.

💻 NOTEBOOK

Seu evento pode ter a necessidade do uso de um notebook ou computador para talvez fazer uma apresentação, mostrar algo relevante, compartilhar a sua tela, etc.

Teste tudo antecipadamente e defina um equipamento com as configurações e softwares adequados a necessidade do seu evento online. Se for necessário, envolva um profissional de informática capacitado.

💡 ILUMINAÇÃO

Pergunte para qualquer profissional de fotografia ou filmagem e ambos vão afirmar que um dos itens mais importantes é sem dúvida a iluminação.

Não adianta você ter a melhor câmera e não se preocupar com as questões relacionadas a iluminação do ambiente onde o seu evento online será realizado. Uma iluminação inadequada poderá comprometer o seu evento e frustrar muito o seu público. E esse é um erro comum dos iniciantes!

Não se limite a luz existente no espaço onde você fará a transmissão do seu evento online, pois na maioria dos casos ela NÃO É SUFICIENTE! O que você pode fazer?

👍 Dicas rápidas:

>>> Eventos pequenos gravados em casa, no escritório ou em espaços reduzidos. Utilize 2 softbox que é uma espécie de caixa com pedestal e iluminação que melhora muito o resultado final de uma transmissão em termos de iluminação. Sugiro pesquisar, pois existem vários modelos disponíveis para todos os gostos e bolsos. Leia os comentários e as avaliações do produto antes de comprar. Se estiver sem grana, no YouTube tem vários vídeos que ensinam a fazer um softbox caseiro;

Imagem ilustrativa: Softbox

>>> Eventos de médio e grande porte mais elaborados. Contrate uma empresa de audiovisual (sãos as empresas que trabalham com sonorização, projeção, iluminação, além de diversas soluções tecnológicas para eventos). Orce com pelo menos 3 empresas e defina aquela que possua a melhor qualidade e custo benefício.

🔋 BATERIA DE TODOS OS EQUIPAMENTOS

Para os equipamentos que possuem bateria, certifique-se que estejam carregadas e, se possível, tenha pelo menos uma bateria reserva. Priorize sempre ligar todos os equipamentos na rede de energia. Já imaginou acabar a bateria do seu notebook bem no meio da sua LIVE?

💰 COMPRAR OU ALUGAR OS EQUIPAMENTOS?

Para responder esta pergunta você deverá avaliar a frequência de uso dos equipamentos. Você fará um evento online por ano ou semanalmente? Qual a necessidade técnica do seu evento?

Sugiro investir em um “KIT básico” conforme estou te apresentando aqui e se tiver a necessidade de locar algo muito específico acione o seu fornecedor de audiovisual.

✅ DIVULGAÇÃO do seu evento online

De nada adianta você aprender como organizar um evento online INCRÍVEL, investir tempo e dinheiro, e deixar de lado a divulgação do seu evento.

Se não der a atenção devida na divulgação, possivelmente ninguém ou pouquíssimas pessoas irão participar do seu evento online. Tenho certeza que você não quer isso, certo?

E aí você pode me perguntar:

Mas Murilo, qual o melhor lugar para divulgar meu evento online?

Resposta: Aonde o seu cliente estiver. Conheça o seu cliente e saiba aonde ele está. Você deve saber quem é o público-alvo do seu evento, quais locais frequenta e quaisquer informações que sejam relevantes. Pesquise.

A partir daí, será possível identificar quais as melhores oportunidades para divulgar o seu evento, não se limitando somente ao basicão que é o que a maioria faz.

Vou tentar elucidar, relacionando algumas opções de marketing e de divulgação:

>>> Divulgação e Marketing Online: Redes sociais (Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter, Pinterest, etc…), Canal no YouTube, Anúncios pagos nas redes sociais, Anúncios pagos no Google, Plataformas de venda de ingressos online, Envio de E-mail marketing (você precisa neste caso criar uma lista de e-mail), Site do evento, Sites parceiros do evento, APP (aplicativo), Produção de conteúdo de qualquer tipo que crie identidade com o seu público-alvo, dentre outras opções.

>>> Divulgação e Marketing Offline: Pontos de venda físicos de ingressos (Se liga Produtor! Algumas plataformas mencionadas oferecem este serviço que pode ser uma alternativa a mais para potencializar as vendas), Televendas, Assessoria de Imprensa, Envio de convite impresso, Outdoor, Busdoor, Revistas, Jornais, Panfletagem, TV, Rádio, Parcerias com outras empresas de eventos, Apoio ou patrocínio de eventos, Permutas, dentre outras opções.

✅ ORÇAMENTO para realização do seu evento online

A parte do orçamento deve ser definida lá no briefing do evento conforme já mencionado. Dou aqui um destaque maior, pois trata-se de um item muito importante! O seu dinheiro e também o tempo que você deverá se envolver no projeto.

👍 Dicas rápidas:

>>> Relacione todas as despesas que você terá para realizar o evento;

>>> Se o objetivo do seu evento é ter lucro, identifique de onde virão as receitas? Venda de ingresso? Venda de patrocínio? Venda de algum kit ou brinde que será enviado ao cliente? Venda do evento gravado para aqueles que não puderam participar do ao vivo? Use a sua imaginação para explorar todas as possibilidades de ganho;

>>> Pegue o total de receitas prováveis que você estimou e diminua pelas despesas identificadas para realização do evento. Simule diversos cenários (cenário que irei empatar meu dinheiro, cenário razoável, cenário bom e cenário ideal);

>>> Após o evento, faça o fechamento financeiro e avalie os resultados. Ajuste os pontos necessários para aperfeiçoamento da próxima edição do evento.

✅ PÓS evento online

O pós evento é uma excelente oportunidade para se relacionar com a sua audiência de forma a engajá-los para as próximas edições do evento.

👍 Dicas rápidas:

>>> Realize o sorteio de algum item que o seu público valorize (um livro, um vale compras, um brinde, acesso a um curso online, etc.);

>>> Faça posts em suas redes sociais e envie um e-mail de agradecimento quanto a participação de todos no evento;

>>> Disponibilize a gravação do evento para os participantes (você pode fazer isso de forma gratuita ou paga dependendo da sua estratégia);

>>> Faça uma pesquisa para poder avaliar o seu evento de forma a coletar informações relevantes para uso no aperfeiçoamento da próxima edição.

CONCLUSÃO

Todo produtor de eventos pode além dos eventos presenciais explorar os eventos digitais. Por isso, é muito importante você saber como organizar um evento online de forma a proporcionar mais uma opção de interação e participação.

Os eventos presenciais nunca irão morrer, mas os eventos online vieram para ficar de vez e nós como profissionais de eventos temos que entender cada um deles para podermos criar uma experiência única, exclusiva e incrível!

Deixe o seu comentário no final deste artigo 🙂

Sucesso em Seus Eventos!

Murilo Sola – Empresário e Expert em Eventos

Contribuição: Vivian Kadowaki – Empresária e Expert em Eventos

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