Como Organizar um Evento DIY [ faça você mesmo ]: 10 Passos Simples

Saber como organizar um evento [ qualquer tipo de evento ] deve ser a meta a ser alcançada por qualquer pessoa ou produtor de eventos que deseja iniciar ou se aventurar neste seguimento tão apaixonante e imenso que é o mundo dos eventos.

Investir em conhecimento é o ponto de partida para saber como organizar um evento e obter o sucesso em produzir um evento incrível e inesquecível!

Pesquisando no Google pude perceber que milhares de pessoas digitam no box da pesquisa a expressão “como organizar um evento” e diversas outras variações:

“como organizar um evento de sucesso”, “como organizar um evento gospel”, “como organizar um evento empresarial”, “como organizar um evento beneficente” e por aí vai…

Entendo que estas buscas refletem claramente a intenção de pessoas ou mesmo de profissionais (iniciantes ou não) que tem muitas dúvidas a respeito desse assunto.

Este artigo é do tipo DIY, sigla da expressão em inglês “Do It Yourself”, ou “Faça Você Mesmo”. Tenho certeza que depois da leitura deste artigo você vai aprender como organizar o seu próprio evento ou festa.

Eu quero te ajudar nessa sua missão! Combinado? Fique aqui comigo então! 🙂

Mas antes, quero dar um notícia incrível! Quando você souber como organizar um evento, um leque de oportunidades se abrirá.

Cito algumas que talvez você possa se interessar:

  • Ganhar dinheiro com eventos: Você poderá vender este serviço para pessoas ou empresas que não querem colocar a mão na massa e por isso contratam um produtor ou profissional de eventos para cuidar de tudo;
  • Economizar dinheiro: Você poderá organizar seus próprios eventos sem ter que pagar ou depender de um profissional ou empresa de eventos;
  • Ser promovido (Legal né?): Seu chefe não irá precisar mais contratar uma produtora de eventos e você poderá ser o responsável pelos eventos da empresa que você trabalha. Quem sabe até sair daquela área chata e migrar para o setor de eventos da sua empresa (ou até de outra empresa).
  • Melhorar os eventos da sua comunidade: Seu conhecimento trará muito mais criatividade e capacitação para elevar o nível dos eventos da comunidade que talvez você participe (eventos da igreja, feirinha do bairro, encontro das mães, etc…).

São muitas as possibilidades!

Então agora, vamos aos 10 Passos Simples para que você saiba Como Organizar um Evento. Caneta e papel em mãos!

COMO ORGANIZAR UM EVENTO PASSO A PASSO:

Este artigo está dividido da seguinte forma:

  • PASSO 1: Preencha o Briefing do seu evento
  • PASSO 2: Entenda a estrutura de um evento
  • PASSO 3: Defina o local, a data e horário do seu evento
  • PASSO 4: Faça o Checklist do seu evento [ pré-evento ]
  • PASSO 5: Selecione os fornecedores do seu evento
  • PASSO 6: Quem vai te ajudar no seu evento? [ Monte uma equipe de trabalho ]
  • PASSO 7: Montagem do evento
  • PASSO 8: O grande dia [ O seu evento! ]
  • PASSO 9: Faça o fechamento do seu evento [ pós-evento ]
  • PASSO 10: Comemore e agradeça
  • CONCLUSÃO

PASSO 1: Preencha o Briefing do seu evento

O briefing do evento é umas das ferramentas que os profissionais de eventos utilizam para entender as reais necessidades de um evento, seus objetivos, seu público-alvo, o nome do evento, qual a melhor data e horário para realização, bem como todos os recursos, materiais, fornecedores e pessoal que será necessário para realização do evento.

Existem diversos modelos de briefing de evento (Word, Planilha, PDF, etc…).

Recomendo que neste momento você pegue um papel em branco e uma caneta e responda todas estas questões para ir exercitando sua mente e estimular seu envolvimento no processo. Com o tempo, esta atividade se tornará simples e intuitiva.

PASSO 2: Entenda a estrutura de um evento

Costumo dizer para os meus alunos do Treinamento EXPERT EM EVENTOS que todos os eventos são iguais. Vou repetir para você agora aqui: Todos os eventos são iguais!

Um casamento é = A um Evento corporativo que é = A uma Festa…. e por aí vai!

Para que você saiba como organizar um evento é necessário que entenda primeiro o significado da palavra evento em si.

A palavra evento tem inúmeras definições que podem ser encontradas em dicionários, livros da área, internet, blogs, etc…  

Cada profissional de eventos vai dar a sua definição, mas após + de 17 anos de atuação na área de eventos (e atuando ainda), criei a minha própria definição:

“Evento é um acontecimento programado para pessoas, em um local definido e com prazo de validade”.

Partindo desta definição, olha só que interessante, todos os eventos são iguais porque possuem a mesma estrutura:

  • Todo evento tem um nome
  • Todo evento acontece em algum lugar
  • Todo evento tem uma data e horários definidos
  • Todo evento tem pessoas
  • Todo evento tem um público-alvo
  • Todo evento é organizado por alguém
  • Todo evento tem a necessidade de algo
  • Todo evento tem fornecedores
  • Todo evento necessita de uma infraestrutura mínima para acontecer

Esta é uma maneira simples para que você inicie a estruturação do seu evento de forma resumida, visando facilitar todo planejamento envolvido.

Obviamente que cada evento terá as suas particularidades e que você deve entender isso antes de iniciar o planejamento da sua festa ou evento.  

PASSO 3: Defina o local, a data e horário do seu evento

Poderia ter incluído este passo 3 dentro de qualquer outro tópico como uma subcategoria, mas quero aqui dar uma importância maior a ele e você vai entender o motivo.

Quando você definir o local, a data e o horário do seu evento, seu cérebro vai entender de cara que o evento “vai acontecer” e não mais “estou pensando em fazer um evento”.

Isso terá um impacto imediato em suas ações, sua vontade e sua motivação. Sei que vai dar aquele medo inicial (friozinho na barriga), mas acredite em mim! Funciona! Seu gás será outro! (depois você me conta 🙂 )

Dica para escolher o local ideal: Que tenha a cara do seu evento, que esteja de acordo com seu público-alvo e que seja compatível com a verba disponível.

Não se esqueça de fazer uma visita técnica no local. Falo sobre isso no passo 7.

Dica de data e horário: Verifique se não haverá algum outro evento ou acontecimento que poderá atrapalhar ou mesmo dividir o seu público-alvo.

PASSO 4: Faça o Checklist do seu evento [ pré-evento ]

Se você deseja aprender definitivamente como organizar um evento, entenda que o checklist é o cérebro do planejamento de eventos e a principal ferramenta utilizada nesta etapa.

Produtor de eventos sem um checklist é como um navegador em seu veleiro, vagando sem rumo no oceano. Por não ter um direcionamento, ficará à mercê da sorte e cedo ou tarde algo vai dar muito errado.

O checklist é uma ferramenta fundamental e indispensável e nele você deverá relacionar todos os itens previstos no seu evento, bem como todas as atividades relacionadas, equipe de trabalho, infraestrutura, materiais e fornecedores envolvidos.

Existe uma infinidade de modelos, planilhas, softwares, etc… Mais uma vez, recomendo que você pegue um papel em branco e uma caneta e anote tudo para ir exercitando e se familiarizando com o processo.

Aqui, recomendo que você utilize a técnica 5W2H que é muito utilizada no meio jornalístico, mas que funciona muito bem em eventos.

São perguntas que irão estimular o seu cérebro a questionar e buscar as respostas exatas para preencher corretamente o checklist do seu evento.

Os 5 W:

  • Who? (Quem?)
  • What? (O quê?)
  • Where? (Onde?)
  • When? (Quando?)
  • Why? (Por que?)

Os 2 H:

  • How? (Como?)
  • How Much? (Quanto?)

Particularmente recomendo que você primeiro entenda o conceito do checklist para depois escolher ou criar um modelo que melhor se adapte ao seu perfil e necessidade.

O mais importante é manter o hábito de fazer o checklist do evento e atualizá-lo frequentemente, monitorando item a item conforme o cronograma que foi definido.

Gravei um vídeo onde mostro o passo a passo para que você possa fazer o checklist da sua festa ou evento. Aproveita e já deixa um comentário e inscreva-se no canal.

PASSO 5: Selecione os fornecedores do seu evento

Tenho certeza que a esta altura você já entendeu que para saber como organizar um evento é necessário seguir este passo a passo e aplicar as dicas que eu estou te passando.

Um outro pilar importante em eventos são os fornecedores. A escolha de bons fornecedores é a base para garantir produtos e serviços de qualidade em seu evento.

A cadeia de fornecedores de eventos é gigantesca e muito diversificada e cabe ao produtor do evento selecionar com muito critério cada fornecedor.

Não recomendo e nunca irei recomendar utilizar o parâmetro de decisão baseado no menor preço.

Claro que o preço é uma variável importante, mais existem outras questões a serem analisadas, como por exemplo: qualidade do produto ou serviço, prazo de entrega, condições de pagamento, dentre outras.

O ideal é você orçar com no mínimo 2 empresas para cada item do evento. Nunca contrate uma empresa que você não conheça ou que não tenha testado em outros eventos.

Neste caso, recorra aos colegas de profissão ou indicações vindas de pessoa de sua confiança.

PASSO 6: Quem vai te ajudar no seu evento? [ Monte uma equipe de trabalho ]

Mesmo que o seu evento seja pequeno e que você dê conta do recado sozinho, recomendo que você envolva pelo menos um assistente.

Esta decisão irá estimular em você o senso de liderança, mesmo que você ainda não seja um líder totalmente formado.

Vai estimular também, a habilidade em delegar atividades (distribuir elas).

Entenda como equipe de trabalho, todas as pessoas que de alguma forma terão contato ou envolvimento no evento (um amigo, um parente, um funcionário da empresa, um freelance que irá trabalhar somente no dia do evento, etc…).

Se você realmente quer aprender como organizar um evento de sucesso, saiba que o produtor de eventos deve também exercer liderança e deve ficar a frente de tudo.

Ele deve saber mobilizar a equipe de trabalho, delegar as atividades, monitorar e dar todo suporte necessário. Cada pessoa deve saber e entender o seu papel dentro do evento.

Cerque-se de profissionais excepcionais e responsáveis. Já mencionei que eventos tem prazo de validade e por esse motivo o produtor de eventos não pode ser conivente com atrasos, que infelizmente são comuns quando falamos de pessoas.

Algumas atividades em eventos exigem experiência, então, não adianta nestas atividades nomear aquele funcionário que recém iniciou na empresa. Seja criterioso na distribuição das atividades, levando em consideração o perfil de trabalho e a experiência da pessoa.

Eventos com intervenções artísticas ou atividades mais complexas podem exigir ensaios, testes e treinamentos antecipados. Estas são necessidades que não poderão ser realizadas no dia do evento.

Cabe ao produtor do evento definir junto aos envolvidos uma data apropriada.

Para equipes de produção, montagem e bastidores, certifique-se sobre a disponibilidade de trabalhar em horários não convencionais, feriados e finais de semana.

Isto é normal em eventos e se a pessoa não tem essa disponibilidade, deverá ser remanejada para outra atividade ou mesmo ser excluída da equipe do evento.

PASSO 7: Montagem do evento

Uma montagem perfeita do evento depende de um ótimo planejamento realizado.

Veja se estas situações soam familiares:

 “Fui em um casamento e o pessoal estava montando os arranjos enquanto os convidados chegavam”. 🙁

“Liguei a caixa de som 110 volts na tomada 220 volts e o equipamento queimou”. 🙁

“O fornecedor dos doces atrasou, pois teve dificuldades de achar o endereço”. 🙁

Traduzo os exemplos acima como falta de planejamento. Um checklist bem detalhado evita qualquer esquecimento e minimiza muito, eventuais falhas e imprevistos no evento.

Cada evento tem suas particularidades, complexidades, formatos e tamanhos. Recomendo sempre a realização de uma visita técnica no local do evento (ou VT na linguagem dos produtores de eventos).

A VT é realizada dias, semanas ou meses antes da data definida para o evento.

Nesta oportunidade, o produtor do evento poderá checar todas as informações do local, infraestrutura, acessos e qualquer informação que julgar necessária para refinar ainda mais o planejamento do seu evento.

Não esqueça de levar sempre uma trena e o seu celular para tirar fotos do local.

Com as informações coletadas na VT tudo ficará muito mais fácil na execução da montagem do evento.

Não deixe nada para última hora e evite correrias desnecessárias que só irão potencializar a sua ansiedade e estresse.

PASSO 8: O grande dia [ O seu evento! ]

Você deve ser o primeiro a chegar e o último a sair. Lembre-se que você é o responsável geral pela coordenação da sua equipe, dos fornecedores e das atividades previstas.

Certifique-se que tudo o que foi contratado está perfeitamente correto. Ser detalhista é fundamental e o checklist é a base para uma perfeita validação.

Mantenha sempre uma postura impecável e trate todas as pessoas e convidados de forma educada e gentil.

Vista-se de acordo com a ocasião e exija o mesmo de sua equipe.

Dica para o grande dia: Crie seu próprio ritual para se auto motivar. Você trabalhou duro para chegar neste dia.

Esteja em sua melhor forma, feliz e motivado. Ouça sua música preferida no caminho para o evento, grite, dance, pule….

Faça o que quiser para criar uma atmosfera otimista e vencedora. Eu geralmente ouço música e faço uma oração…

Você não precisa fazer como eu. Busque dentro de você o que te motiva e o que te faz feliz! Vai dar certo! Tenho certeza disso!

PASSO 9: Faça o fechamento do seu evento [ pós-evento ]

Um evento só termina quando tudo foi desmontado, retirado do local, devolvido e armazenado. Certifique-se que na desmontagem do evento tudo seja retirado cuidadosamente.

É normal uma equipe na desmontagem querer fazer tudo na pressa por estar cansada e por querer ir embora.

Tente evitar ao máximo esse tipo de situação para evitar quebras de materiais, acidentes ou danos no local onde foi realizado o evento.

Alguns eventos podem ter outras atividades após a sua finalização, tais como edição de fotografia/filmagem, envio de e-mail marketing de agradecimento aos participantes, relatórios, etc…

Caso seu evento demande estas atividades, monitore cada atividade até a sua conclusão.

PASSO 10: Comemore e agradeça

Agora que você descobriu como organizar um evento, aplicou e fez acontecer, é hora de comemorar.

Reúna sua equipe e agradeça a todos. Agradeça também aos convidados, ao seu cliente, ao seu chefe, aos fornecedores, a Deus, etc…

Ninguém chega ao topo sozinho. Seja humilde, generoso e grato com todos os envolvidos no evento.

CONCLUSÃO

Independentemente do tipo de evento, todos seguem uma estrutura similar, mais cada evento tem as suas particularidades que devem ser consideradas no planejamento, na execução e no pós-evento.

Para que um evento seja memorável e inesquecível, é fundamental que a sua execução seja impecável.

O ponto de partida de como organizar um evento é ter um bom planejamento para que todos os itens previstos e contratados para o evento sejam entregues nos prazos e padrões de qualidade definidos.

Você é o responsável por garantir que tudo o que foi definido seja cumprido à risca.

Se você leu este artigo até o fim, tenho certeza que saberá como organizar um evento. Inicie agora mesmo o seu projeto de festa ou evento.

Estarei torcendo por você! 🙂

Deixe o seu comentário no final deste artigo 🙂

Sucesso em Seus Eventos!

Murilo Sola – Empresário e Expert em Eventos

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