O que é WORKSHOP? [ Tudo o que você precisa saber ]

Afinal de contas, o que é Workshop?

Workshop é um tipo de evento de curta duração que tem como principal objetivo o desenvolvimento e o aperfeiçoamento de um determinado tipo de conhecimento, habilidade ou técnica, através da demonstração e aplicação prática conduzidas por um professor, palestrante ou instrutor.

A ideia por trás do workshop é trabalhar um formato de evento do tipo oficina, mão na massa mesmo, reunindo um grupo limitado de pessoas interessadas.

Este tipo de evento é uma ferramenta poderosa para produtores ou empresas que atuam com eventos educacionais como: cursos, palestras, treinamentos, coaching, mentoria, eventos corporativos, etc.

Se você preferir, assista ao vídeo abaixo:

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E como criar, produzir e organizar o workshop perfeito?

Fiquei tranquilo (a) que eu irei te ajudar. Neste artigo veremos os seguintes pontos:

✔ Como funciona um workshop?

✔ Qual o formato ideal?

✔ Qual a diferença entre um workshop e um curso?

✔ Exemplos de eventos em formato de workshop

✔ Motivos para você produzir um workshop

✔ Evento + workshop

✔ Como criar, planejar e organizar um workshop?

Mas antes, gostaria de recomentar outros 2 artigos que irão contribuir na hora de você organizar o seu workshop.

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Agora vamos ao tema deste artigo. Preparado?!

COMO FUNCIONA UM WORKSHOP?

Em termos gerais, podemos considerar que um workshop é uma espécie de treinamento prático, onde um tema específico (ou temas) será abordado durante o evento.

O tema foco é apresentado pelo professor, palestrante ou instrutor (alguns profissionais de eventos chamam de mediador) e o evento pode ter mais de um especialista no tema abordado.

Cada especialista obviamente tem a sua forma de trabalhar e conduzir o evento, mas no geral o workshop segue a seguinte estrutura:

>>> Apresentação do tema e conceitos teóricos;

>>> Atividades práticas (individuais ou em grupo);

>>> Intervalo / Coffee-break;

>>> Apresentação dos trabalhos feita pelos participantes ou espaço aberto para tirar dúvidas, promover debates e avaliar os resultados;

>>> Encerramento com entrega de certificado de conclusão.

Dica EXPERT EM EVENTOS: ofereça uma monitoria durante a prática, dando oportunidade para tira-dúvidas. Este é um momento super importante e que agrega valor ao workshop.

QUAL O FORMATO IDEAL?

Ninguém merece participar de um evento chato, cansativo e sem graça. Por isso, o seu foco deve ser em explorar novas ideias e abordagens de forma a criar uma experiência única, impactante e que proporcione realmente uma transformação para o participante do evento.

Sair literalmente do convencional, sem perder o foco na entrega de um conteúdo de alto valor e proporcionar também a interação entre os participantes do evento (networking). Crie experiências!

Algumas dicas:

😉 Envolva o seu público muito antes do evento. Promova debates, enquetes, peça dicas e sugestões. Tudo isso vai engajá-los e você será muito mais assertivo quanto as definições do evento.

😉 Divulgação 360º. A divulgação em multiplataformas e as interações nelas irão ajudar tanto na divulgação do evento quanto no engajamento dos participantes durante toda a experiência.

😉 Que tal criar um evento híbrido? Juntar o evento presencial com o evento online pode ser uma ótima opção dependendo do objetivo do seu evento.

😉 Invista em conteúdos extras. Estes conteúdos podem ser disponibilizados antes, durante ou após o evento. Exemplos: e-books, apostilas, mini série de vídeos sobre o tema, acesso a versão online gravada do workshop, etc.

😉 Conteúdo no dia do evento. Mescle o conteúdo teórico com atividades práticas que promovam interação entre os participantes. Você pode formar equipes, promover alguma dinâmica de grupo, gincana, etc. A ideia é sair do monótono e ir para algo dinâmico e não convencional. Criar experiências!

😉 Ambientação, decoração e cenografia do evento. Este item sempre é deixado de lado por muitos produtores de eventos. Uma sala de hotel com paredes brancas é apenas uma sala de hotel com paredes brancas. Vá além!  Independentemente do local que você definiu para o seu workshop, crie e explore algum tema relacionado com o seu público. Proporcione uma experiência imersiva, transforme-a em um momento único e exclusivo!

😉 Efeito UAL!!! Quebrar o padrão tradicional e surpreender o seu público tornará o seu evento inesquecível e marcará aquele momento por muito tempo na memória dos participantes. Insira no evento algo inusitado, diferente e que esteja relacionado com os objetivos do evento e perfil dos participantes.

Algumas ideias:

💡 Transmissão online. Que tal chamar uma celebridade ou alguém que seja autoridade no tema do workshop e admirado pelo público para fazer a abertura do evento? Uma mensagem de boas vindas e algumas palavras de apoio criarão um clima perfeito!

💡 Atividades lúdicas. Gincanas, brincadeiras, mágica e interações teatrais são alguns exemplos.

💡 Enviar um kit surpresa para casa ou trabalho de todos os participantes. Quem não gosta de ganhar um presentinho? Defina um brinde útil e de acordo com seu público e verba disponível.

💡 Homenagem aos aniversariantes do dia. Identifique que são estas pessoas e insira dentro do workshop algum momento para que todos possam cantar parabéns.

QUAL A DIFERENÇA ENTRE UM WORKSHOP E UM CURSO?

Agora que você já sabe o que é um workshop, pode estar se perguntando: qual a diferença entre um curso e um workshop? É a mesma coisa?

A minha resposta é SIM se considerarmos o fato de que ambos têm o foco em “ensinar algo”. E minha resposta é NÃO se levarmos em conta a forma de passar o conhecimento.

Entenda as principais diferenças:

👉 Um workshop tem curta duração, normalmente 1 dia ou 1 final de semana. Já um curso tem duração mais longa, podendo durar dias, semanas ou meses. Além disto, o conteúdo abordado em um curso é maior, de forma mais ampla e profunda. Já no workshop o assunto será abordado de forma mais direta, podendo inclusive ser apenas um tópico de um determinado assunto.

👉 O workshop tem o foco de oficina, ou seja, estimular durante o evento a aplicação prática daquilo que está sendo ensinado. A ideia é que o participante, após o evento, seja capaz de colocar em prática e aplicar a nova técnica e conteúdo ensinado dentro da sua rotina e cotidiano. Um curso pode ter diferentes abordagens em nem sempre foca nos aspectos práticos.

👉 Eventos no formato de workshop proporcionam muito mais interação e participação entre os participantes do que os cursos tradicionais.

Exemplos de eventos em formato de workshop:

Quem atua em um determinado seguimento pode criar temas e nichos de atuação e seguimentar o evento para públicos diferentes.  Listamos a seguir alguns exemplos:

🍴 Workshop de culinária

>>> Workshop de peixes e frutos do mar: o evento irá ensinar como preparar 5 pratos utilizando peixes e frutos do mar através de receitas feitas na prática;

>>> Workshop de docinhos para casamentos: o evento irá ensinar como preparar na prática os principais docinhos para eventos sociais;

>>> Workshop de pratos veganos: o evento irá ensinar como preparar na prática 5 tipos de comida vegana para o café da manhã, almoço e jantar.

📣 Workshop de falar em público

>>> Workshop de oratória para palestrantes: foco em quem deseja se torna um palestrante de eventos;

>>> Workshop de vídeos para redes sociais: foco em quem deseja ser um influenciador digital;

>>> Workshop de oratória em vendas: foco em profissionais de vendas que desejam através da persuasão alcançar melhores resultados.

🎉 Workshop de Eventos

>>> Workshop para noivas: foco em casais que pretendem se casar e não sabem por onde começar;

>>> Workshop de cenografia: foco em profissionais de eventos que desejam aprender sobre ambientação, decoração e cenografia de eventos;

>>> Workshop planejamento de eventos: apresentação e aplicação prática das principais ferramentas utilizadas na gestão e no planejamento de eventos.

Estes são apenas alguns exemplos, mas praticamente, qualquer seguimento de mercado pode explorar a transferência de conteúdo através de eventos no formato workshop.

MOTIVOS PARA VOCÊ PRODUZIR UM WORKSHOP:

As principais vantagens são:

👉 Entrega de rico conhecimento de forma rápida e prática, promovendo a transformação do público participante em um curto espaço de tempo;

👉 Interação entre os participantes do evento. Networking é, sem dúvida alguma, um os pilares de sucesso em qualquer área e os workshops trabalham muito bem isso;

👉 Eventos no formato e workshop tendem a serem bem menos cansativos e monótonos devido a sua dinâmica, interação e proposta;

👉 Quem organiza e promove um workshop é avaliado como especialista e autoridade no assunto perante o setor em que atua.

EVENTO + WORKSHOP

Você produtor de eventos pode organizar um workshop isoladamente ou inserir um evento do tipo workshop em um evento maior.  Como? Abaixo alguns exemplos:

>>> Uma feira de automóveis pode ter um espaço dentro do evento para organizar diversos workshops relativos a manutenção, decoração, entre outros temas relacionados ao tema principal, como: workshop de funilaria e pintura, de mecânica, de lavagem automotiva, de adesivagem, etc.

>>> Um festival de música eletrônica pode ter um espaço dentro da festa para promover um workshop de discotecagem para iniciantes. Imagine uma tenda com o ALOK ensinando os clientes ganhadores de um sorteio a tocar e ainda ganhar dicas incríveis de como ser um DJ. Legal né?

>>> Uma maratona pode promover workshops antes, durante e depois da corrida, aproveitando o espaço existente da largada/chegada, como: workshop para corredores de rua, para personal trainer, para escolher o melhor calçado de corrida, com dicas alimentares, etc.

Viu como dá para explorar muitas possibilidades através de workshops?

Agora que já vimos o que é, que tal elaborarmos o seu próprio workshop? Mão na massa!

COMO CRIAR, PLANEJAR E ORGANIZAR UM WORKSHOP?

Defina tudo o que você irá precisar para realizar o seu workshop. Nesta etapa, você deve utilizar uma ferramenta chamada briefing do evento.

O briefing do evento é utilizado para coleta de informações de um evento (existente ou em fase de concepção). A ideia por trás desta ferramenta é procurar entender o evento como um todo e as suas reais necessidades.

Após coletada todas as informações, será muito mais fácil iniciar o levantamento das despesas envolvidas, bem como fazer o preenchimento correto do checklist do evento e todo o planejamento envolvido. Existem diversos modelos de briefing de eventos (Word, Planilha, PDF, etc.), mas você pode simplificar o processo e utilizar uma caneta e uma folha de papel A4.

Relacionei abaixo alguns itens importantes para que você possa iniciar da forma correta o planejamento do seu workshop:

👉 O workshop

  • Estude e conheça o seu público-alvo;
  • Defina o tema;
  • Qual o objetivo do evento? Considere a sua perspectiva e também o ponto de vista do seu público;
  • Qual o orçamento disponível para realização do evento?
  • O workshop será presencial ou online? Gratuito ou pago?
  • Quem será o professor, palestrante ou instrutor?
  • Escolha um nome bem legal para o seu evento. Será a sua marca!

👉 Staff e Fornecedores

  • Vou precisar formar uma equipe de trabalho? Quais profissionais? Quantos? Quem?
  • Vou precisar contratar fornecedores? Quais fornecedores? Qual o valor?

👉 Ambiente

  • Pesquise e defina um local com a cara do seu público. Valide se está em conformidade com a verba disponível, a quantidade de participantes e se é acessível a maioria;
  • Defina a data e horário do workshop. Que tal perguntar para o seu público?
  • Qual será a necessidade tecnológica do evento? (equipamentos, plataforma, internet, etc.).

👉 Atividades Propostas

  • Como será a dinâmica do evento e de que forma o conteúdo será entregue? (atividades práticas, dinâmicas de grupo, grupos de trabalho, etc.);
  • Qual será a necessidade de materiais e insumos para evento? (papelaria, impressos, material de escritório, apostila, etc.);
  • O evento terá coffee break, almoço ou jantar? Que paga? Será contratado junto com a locação do espaço ou será um fornecedor externo?
  • Será entregue algum kit? A entrega será no credenciamento, na saída, em qual momento?

👉 Comunicação

  • Como será realizada a divulgação do workshop? Offline ou online?
  • Definir as atividades pós evento, como: mensagem de agradecimento aos participantes, envio do certificado, etc.

👉 Fechamento

  • Fazer o fechamento financeiro;
  • Relatórios diversos;
  • Divulgação do evento realizado, como: post nas redes sociais, site, etc.

CONCLUSÃO

Tenho certeza que você já entendeu e sabe o que é workshop e como criar, planejar e organizar o seu próprio evento neste formato.

Não importa em qual seguimento de eventos você atue. Workshop pode ser uma ótima alternativa e oportunidade de implementação em seus eventos.

Espero que você tenha gostado deste conteúdo.

Deixe o seu comentário no final deste artigo 🙂

Sucesso em Seus Eventos! 🎓

Murilo Sola – Empresário e Expert em Eventos

Contribuição: Vivian Kadowaki – Empresária e Expert em Eventos

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